Arizona Ekonomik Güvenlik Departmanı; aileler, toplum kuruluşları, aktivistler, eyalet ve federal partnerlerle ortak vizyonlarını gerçekleştirmek için çalışmaktadır. Bu vizyon Arizona’da yaşayan her çocuğun, yetişkinin ve ailenin güvende ve ekonomik açıdan sağlam olmasıdır. Departmanın 8800 ekip üyesi, bu vizyonu canlı tutmak için eyalet genelinde yorulmadan çalışmaktadır. Aynı zamanda Profesyonel Gelişim Ofisi ekibi de herkese beceri eğitimi sağlamaya çalışmaktadır.
Ajans; çalışan bağlılığını, üretkenliğini, performansını ve çalışanların kurum bünyesinde kalma oranını sürekli olarak artırmak için toplam liderlik kapasitesini ve kabiliyetini, özellikle de böylesine değişen bir Dünya’da iyileştirmesi gerektiğini fark etti. Eğitimden Sorumlu Başkan Yardımcısı Adele Cook, çalışanlarına bilgi ve beceri kazandırmaya devam etmenin çok önemli olduğunu söylüyor. "SLII®'ya aşinaydım ve kilit paydaşlarla bir demo yapmaya karar verdim. Programın değerini görürlerse, onu geniş çapta uygulayabileceğimizi biliyordum. İnsanların desteğini almak önemliydi. Böylece DES'te uygulamak istediğimiz türden bir liderlik olduğunu fark edeceklerdi. Programa katılan paydaşlar SLII®’nun gücünü fark ettiler, bu yüzden projeyi liderlik geliştirme yöneticimiz Irfan Choudhery'ye devrettim. Programın pilot uygulamasını en büyük bölümde gerçekleştirdi.
DES’in yoğun bir eğitim programı vardı ama eğitimlerin belirli bir sıralaması yoktu. İnsanlar derslere kayıt oluyor, katılıyor sonra da işe dönüyorlardı. Choudhery, DES’in kurum ölçeğinde bu programı vermek için farklı bir yaklaşıma ihtiyaç duyduğunu biliyordu. “Çalışanların kurumda kalma oranını artırmak ve çalışan bağlılığı puanlarımızı yükseltmek istedik. Bu programın daha etkin liderler yaratmamıza yardım edeceğini biliyordum. Bu da söz konusu ölçümleri olumlu etkileyecekti. Ancak bu ölçümlerde bize yardım etmesi için açıkça tanımlanmış bir öğrenme yolculuğuna ihtiyacımız vardı. Liderlik becerilerimizi geliştirebilirsek çalışanların iş memnuniyetini olumlu etkileyebileceğimize inanıyordum. Sürece, Yardımlar ve Medikal Yeterlilik bölümüne sunulacak bir pilot eğitimle başladım.”
O dönemde departmanın direktör yardımcısı SLII® eğitimine katılanlardan biriydi ve bölümün tam da buna ihtiyacı olduğunu fark etti. Hunter, “İki günlük yüz yüze eğitimdeydim ve sabah 10.00’da Irfan’a bir mesaj yazarak bu programın davranış değişikliğini gerçekleştirmemize yardım edeceğini söyledim. O zamandan beri iki günlük SLII eğitimini veriyoruz,” diyor.
“İlk kademe şefler için de programa ihtiyacım vardı. Bu şeflerin yüzde 50’si daha önce insan yönetmişti. Geri kalan yüzde 50’sinin ise çok az deneyimi vardı.” Hunter, temel liderlik becerilerini kazandırırsa, bu grupta yer alanlara görevlerinde daha etkin olmaları için yardım edebileceğini ve çalışan devri oranını düşürebileceğini biliyordu.
Blanchard ekibi Hunter’a Blanchard Yönetim Temelleri (Yeni Yöneticiler için Temel Beceriler) eğitimini önerdi. Bu program her yöneticinin odaklanması gereken dört temel beceriye odaklanıyor ve iletişim çerçevesini oluşturmak için dört görüşme sunuyor —hedef belirleme, takdir, yeniden yönlendirme ve toparlama. Katılımcılar, bu görüşmeleri daha anlamlı yapmak adına öğrenmek için dinlemeyi, sorarak keşfetmeyi, kendi bakış açılarını anlatmayı ve güvenlerini ifade etmeyi öğreniyorlar. DES, programı 100 takım üyesi ile pilot olarak uygulamaya ve yatırımın işletmeye etkisini ölçmeye karar verdi. 3 düzey değerlendirme yaptılar:
- Katılımcılar eğitimi sevdi mi?
- Yeni beceriler öğrendiler mi?
- İş başında davranışları değişti mi?
Anketlere göre, katılımcıların yüzde 90’ı eğitimin yararlı olduğuna “katılıyor” veya “kesinlikle katılıyor”. Yüzde 23’ü ise becerilerde gelişim gözlemledi. Daha önemlisi yüzde 85’i eğitimin başkalarına liderlik etme kabiliyetleri üzerinde güçlü bir etkiye sahip olduğunu ve bu yeni davranışların da çalışanların performansı üzerinde olumlu etkisi olduğunu söyledi. Hunter’a göre eğitimin etkisini ölçmek paha biçilmez. “Çalışanlarımıza iyi bir yatırım yaptığımızı gördük. Daha da iyi bir etki yaratmak için programı nasıl iyileştirebileceğimizi de biliyoruz. Belirli hedef kitlemiz için doğru programı bulmuştuk.”
Başlangıç çalışması, on iki aylık bir deneyim içeren ve altı temel Blanchard eğitimine odaklanan İleri Liderlik Programı’nın geliştirilmesini sağladı. Bu öğrenme yolculuğunda ajans tarafından belirlenen temel becerilerin geliştirilmesi amaçlanıyordu. Başlangıçta ajans bu programı yüz yüze sınıf içi olarak planlamıştı ancak pandemi bunu hızlıca değiştirdi. DES ve Blanchard, uzaktan canlı eğitim seçeneğine döndüler. Eğitimin uzaktan canlı olarak verilmesi ajans için tamamıyla yepyeni bir yaklaşımdı ancak güçlü bir ortaklıkla eğitim artık daha çok bu şekilde veriliyor ve ajans genelinde 1000’in üzerinde lidere ulaştı.
DES Direktörü Michael Wisehart, “Kabul etmeliyim ki; insanların uzaktan canlı eğitimi benimseyeceğine kuşkuyla bakıyordum ama insanlar sürece anlamlı şekilde bağlı kalarak öğrenme yolculuklarına devam ettiler. Uzaktan canlı eğitim başarısını kanıtladı ve ileride çalışma şeklimiz de böyle olacak.”
Program Yolculuğu
Yolculuk tanıtım oturumu ile başlıyor ve katılımcıları deneyime ve başarılı bir şekilde süreci tamamlamaya hazırlıyor. İlk öğrenme oturumu Blanchard Yönetim Temelleri (Yeni Yöneticiler için Temel Beceriler) eğitimini sunuyor. Bu eğitim, insan ve performans yönetiminde kullanılacak dört kilit görüşmenin yanı sıra, olumlu ve verimli ilişkiler yaratmak için dört iletişim becerisini öğretiyor. İkinci eğitim Güven Oluşturma’da katılımcılar, çalışanları ve iş arkadaşlarıyla güven oluşturmak için basit bir model öğrenmekle kalmıyor, sarsılan güveni tamir etmeyi de öğreniyorlar. Üçüncü bölüm Blanchard’ın Görüşme Kapasitesi programına odaklanıyor. Katılımcılar, zor meseleler veya konular ortaya çıktığında yapıcı ve öğrenme odaklı bir şekilde diyalog kurmayı öğreniyorlar. Böylece baskı altında bile bilinçli kararlar alabiliyor ve en iyi çözümleri buluyorlar.
Yolculuğun dördüncü bölümü SLII®. Liderlere, her bir takım üyesinin üzerinde çalıştığı görevlerle ilgili doğru miktarda destek ve yönlendirme sağlamayı öğretiyor. SLII®, liderlerin çalışanlarla verimli görüşmeler yaparak onları yetkilendirmelerine odaklanıyor. Koçluğun Temelleri modülü; yolculuğun beşinci bölümü ve çalışanların gelişimini, ilerlemesini ve performansını yönetebilmeleri için liderlere ilave koçluk becerileri sağlıyor. Yolculuk, kişinin ajansta bulunduğu yere bağlı olarak Sanal Liderlik veya Performans Yönetimi programı ile sonlanıyor. Her adımın eğitim öncesi ve eğitim sonrası çalışmaları, uzaktan canlı eğitmen eşliğinde gerçekleşen oturumları ve katılımcıların edindikleri beceriler üzerinde alıştırma yapmaları ve gerçek iş meselelerinde uygulamalarına vakit vermek için tasarlanmış takip oturumları var. Yolculuk sonunu kutladığımız bir mezuniyet törenimiz de var.
Choudhery, “Eğitim öncesi Hazırlık Çalışmaları’nı başlatmak için çevrim içi portal Blanchard Exchange’i kullanıyoruz. Katılımcılar çeşitli aktiviteleri tamamlayarak eğitime gelmeden önce programa aşina olmaya başlıyorlar. İnsanlara eğitime katılmadan önce bilgi sağladığımızda onları öğrenmeye ve eğitimi başarıyla tamamlamaya hazırlamış oluyoruz,” diyor. Eğitim sonrası katılımcılar, öğrendiklerini kalıcı hale getirmek ve iş başında uygulamak için gereken araçlara Blanchard Exchange’den erişmeye devam edebiliyorlar. Bu platformdaki bilgi kütüphanesinde videolar, makaleler, takım üyeleri ile yapılacak görüşmeleri planlarken kullanılabilecek formlar yer alıyor.
Öğrenme yolculuğunun belki de en güçlü yanı, süreç boyunca gerçekleşen yoğun iletişimdir. Choudhery, "İnsanları eğitirken aşırı iletişim kuramayacağınızı keşfettim. Katılımcılar ve katılımcıların yöneticileriyle düzenli olarak iletişim kuruyoruz. Yönetici öğrenmeyi desteklediğinde, katılımcı için daha zengin bir deneyim oluyor," diyor.
İlk Sonuçlar ve Eğitimin Daha Geniş bir Kitleye Verilmesi
DES, MeasureUp Consulting*’den Dr. Paul Leone tarafından geliştirilen bir yaklaşımla eğitimin etkinliğini ölçmek için Blanchard ile ortaklık kurdu.
Katılımcılar ve onlara bağlı çalışanlara anketler yapıldı. Sonuçlar:
Katılımcılar:
%87'si liderlik görevlerine daha fazla ilgi duyuyor.
%68'i liderlik görevlerine daha bağlı olduklarını bildiriyor.
%90'ı işteki liderlik davranışlarında iyileşme olduğunu bildiriyor.
%82'si takım performanslarında iyileşme olduğunu bildiriyor.
Bağlı Çalışanlar:
%78’i görevlerine daha fazla ilgi duyuyor.
Liderlerinin becerilerindeki iyileşme sonucu, %71’nin bağlılığı daha fazla.
%91’i liderlerinin davranışlarında iyileşme olduğunu bildiriyor.
%71’i liderlerinin becerilerindeki iyileşme sonucu kendi performanslarının arttığını bildiriyor.
Bu veriler, üretkenlikte %39’luk bir toplam artışı hesaplamak için kullanıldı.
Wisehart, “Becerilerini geliştirmek için liderlerimize yaptığımız yatırım en iyisiydi. Her gün yaptıkları görüşmelerin sıklığını ve kalitesini iyileştirmek için onlara yardım etmek; çalışan bağlılığını, çalışanların kurum bünyesinde kalma oranlarını, performansı ve müşteri memnuniyetini artırdı,” diyor. “Liderlerin, özellikle de problem çözme ve takım olarak çalışma konusundaki liderlik kabiliyetlerine daha fazla güvendiklerini gözlemledim,” diyor.
Sürekli Gelişim
Hunter, “Öğrenme süreci; belirgin bir öğrenme planı olmadan, basitçe bireysel eğitimler almaktan çok daha anlamlı. Artık insanlar, aklımızda bir hedefimiz olduğunu görebiliyor ve liderler, motive edici ve ilgi çekici bir çalışma ortamı yaratmak için ihtiyaç duydukları beceriler konusunda eğitiliyor," diyor. DES, Choudhery’in yürürlüğe koyduğu ve en iyi uygulama için çevrim içi ön çalışmaları, sınıf içi eğitimi ve takip tazeleme oturumlarını içeren sürece devam ediyor.
Cook, bu öğrenme yolculuğunun tüm ajans için bir mihenk taşı olduğunu kabul ediyor. “Ekip üyelerimize her zaman çok ama çok sayıda eğitim verdik. Ancak şimdi her yönetim kademesinin kritik becerilerini geliştirmeye odaklanan bir planımız var. Kilit nokta, süreci bir araya getirmeye başlamadan önce kültürel olarak neyi başarmak istediğinizi bilmek ve ardından bunu daha geniş bir kitleye yaymadan önce üst yönetimin desteğini almaktır.”
Choudhery, süreçte çıkardıkları önemli bir dersi paylaşıyor. “Böyle bir gelişim planı başlatmak çok sabır gerektirir. Her şeyi doğru yapmak biraz zaman alabilir, ancak harcanan zamana değer.”
Bekleyin—Daha Fazlası Var
DES, liderler için yaratılan öğrenme deneyiminin yanı sıra bağlı çalışanların ihtiyaçlarını da karşılamaya çalışıyor. Pandeminin başında, her kademeden tüm çalışanların hayatlarındaki ani değişikliklerle başa çıkmak için biraz yardıma ihtiyacı olabileceğini fark ettiler. Choudhery, "Dayanıklılık üzerine 90 dakikalık bir webinar gerçekleştirmek için Blanchard ile birlikte çalıştık. Etkileşimli oturum, dayanıklılık zihniyetini ve becerilerini geliştirmek için pratik adımlar sağladı. Webinarı tüm çalışanların erişimine açtık. İş yerinde ve evde dayanıklılık yaratmak için hemen kullanabilecekleri bir eylem planına ulaştılar," diyor.
Wisehart, "Çalışanlarımızın olabilecekleri en iyi lider haline gelmeleri için bir öğrenme ortamı oluşturduk" diyor. "Bu deneyimi sürekli iyileştirmeye kararlıyız, bu nedenle herkes işine bağlı ve müşterilerimize sadakatle hizmet ediyor. Mükemmelliğe odaklı bir ekibimiz var.”
Ajans’ın, ‘Arizona'daki herkese hizmet etme vizyonu’, çalışanlara sunulan kapsamlı gelişim planıyla destekleniyor. İşlerini nasıl daha verimli bir şekilde yapacaklarını öğreniyorlar, bu da Arizona halkına hizmet etmelerini kolaylaştırıyor.
*Dr. Paul Leone, altıncı ölçüm seviyesini yarattı. 6. Seviye, Measuring and Maximizing Training Impact adlı kitabında açıklanmıştır. Bu yaklaşım liderlik eğitiminin etkisini ölçmede en iyi ilerleme dalında 2019 Brandon Hall Gold Ödülü'nü almıştır.
